Почему “пять минут” всегда превращаются в 20

Вы наверняка с этим сталкивались: обещали закончить отчёт к четвергу, уверяли супруга/супругу, что будете готовы “через пять минут”, или уверенно назначали встречи одну за другой, не оставляя времени на передышку. А потом наступает реальность, сроки пролетают мимо, и вы не понимаете, почему так плохо оцениваете время. Вы не одиноки, и вы не просто плохо планируете. Большинство людей склонны систематически недооценивать время, затраты и риски будущих действий, переоценивая при этом их выгоды. Это “ошибка планирования”, впервые описанная психологами Даниэлем Канеманом и Амосом Тверски.

Психология временной слепоты

Ошибка планирования – это не просто плохое управление временем. Представьте, что у вас мало времени, но вам очень нужно написать письмо коллеге. Вы быстро прикидываете, что это не займёт много времени, садитесь и начинаете печатать. Увы, это занимает гораздо больше времени, чем вы думали, и теперь вы безнадежно опаздываете. Что произошло?

Скорее всего, вы представили себе, как набираете сообщение, возможно, перечитываете его один раз и нажимаете кнопку “Отправить”. Проблема в том, что, когда вы планируете, вы сосредотачиваетесь на самой задаче, игнорируя бесчисленные мелкие сбои, перерывы и осложнения, которые неизбежно возникают, пока вы пытаетесь её завершить. Поэтому вы не учитываете три других срочных письма, которые придут, пока вы пишете своё сообщение, или необходимость найти конкретные цифры, на которые нужно сослаться. Ошибка планирования также объясняет, почему крупные проекты, от ремонта дома до запуска программного обеспечения или строительных проектов, постоянно превышают бюджет и выходят за рамки графика.

Сиднейский оперный театр должен был быть завершен в 1963 году и стоить 7 миллионов долларов. Он был завершен в 1973 году и стоил 102 миллиона долларов. Новый аэропорт Берлина должен был открыться в 2011 году с бюджетом в 2 миллиарда евро. Он открылся в 2020 году и стоил более 6 миллиардов евро. И так далее.

Частично причина в том, что каждый участник делает оптимистичные оценки, которые учитываются другими и быстро умножаются, создавая совершенно нереалистичные ожидания. Проблема часто усугубляется заблуждением невозвратных издержек, когда мы отказываемся признать неудачу, когда затраты растут, а задержки накапливаются, и вместо этого вкладываем в проект больше времени и денег.

Как избежать ошибки планирования

Ошибка планирования может быть очень дорогостоящей — и она может стоить больше, чем просто деньги. Пропущенные сроки наносят ущерб вашей репутации и заставляют ваших коллег, клиентов и близких терять доверие к вам. Плохое планирование съедает ваше время и ресурсы, и другие возможности пройдут мимо вас. И когда каждая задача занимает больше времени, чем ожидалось, вы будете постоянно спешить, что создаст ненужный стресс и может иметь последствия для здоровья. Что можно сделать? Вот несколько стратегий, основанных на исследованиях в области психологии и управления, которые могут вам помочь.

• Узнайте себя.

Вместо того, чтобы думать о задаче, используйте данные. Даниэль Канеман и Дэн Ловалло разделили “внутренний взгляд” (сосредоточение внимания на конкретной, текущей задаче) и “внешний взгляд” (анализ того, что произошло в аналогичных случаях) и рекомендовали использовать внешний взгляд для более точных прогнозов. Сколько, по вашему мнению, требуется времени другим людям для выполнения подобных задач? Почему вы думаете, что справитесь быстрее?

Вспомните, когда вы в последний раз выполняли похожую задачу. Сколько времени это заняло? Это работает лучше всего, если вы ведете какие-то записи (простой блокнот подойдет, но можете использовать электронную таблицу, если хотите). Например, прежде чем оценить, сколько времени вам нужно на подготовку следующей презентации, просмотрите свои записи за последние три презентации. Обязательно учитывайте не только время написания, но и исследования, правки и форматирование.

• Добавляйте резерв времени в процентах.

Добавлять резерв времени — хорошая идея, но “немного дополнительного времени” никогда не будет достаточно. Исследования в области психологии показывают, что люди систематически недооценивают продолжительность задач на значительные величины. Одно практическое правило, которое поможет вам оставаться реалистичным, — добавлять проценты вместо фиксированного резерва времени. Добавьте 25 процентов к вашей оценке (вместо 10 минут). Если вам все еще нужно больше времени, в следующий раз добавьте 50 процентов. Если у вас остается лишнее время, в следующий раз немного уменьшите. Не расстраивайтесь, если в итоге вам придется добавить 150 процентов или больше. Мы действительно настолько плохо умеем оценивать продолжительность.

• Разбейте задачи на этапы.

Оценки крупных, сложных задач особенно подвержены ошибке планирования, поскольку они включают в себя множество неизвестных. Разбейте большие проекты на более мелкие, более предсказуемые этапы и оцените продолжительность каждого из них. Гораздо проще оценить задачу “получить данные о продажах за последний квартал”, чем “завершить отчет отдела”.

• Планируйте в обратном порядке.

Начните с фактического крайнего срока и двигайтесь в обратном порядке, шаг за шагом, используя оценки из предыдущих задач и резерв времени. Запланируйте фактическую работу в своем календаре. Затем добавьте еще времени, чтобы избежать стресса. Вы действительно хотите заканчивать задачу в последнюю возможную минуту?

• Используйте намерения реализации.

Неопределенные обязательства и благие намерения редко работают. Вместо этого создайте конкретные планы “если-то” для каждой задачи: “Если во вторник я начну работу в 9 утра, то потрачу 30 минут на составление плана предложения”. “Как только у меня будут данные о продажах, я создам графики за квартал”. Психологи Петер Голлвитцер и Аня Ахтцигер, среди прочих, показали, что этот простой трюк удивительно эффективен.

Преимущества реалистичного планирования

Когда вы научитесь делать более точные оценки времени, вы будете испытывать меньше стресса, выполнять работу более высокого качества и улучшите свою репутацию надежного человека. Парадоксально, но вы также сэкономите время. Если каждая задача выполняется последовательно вовремя, вы никогда не будете перегружены. Вы вернете себе умственное пространство, необходимое для творческой работы, и у вас будет время для реализации других возможностей.

В следующий раз, когда вы поймаете себя на мысли “это займет всего несколько минут”, остановитесь и вспомните об ошибке планирования. Цель не в том, чтобы стать пессимистом в отношении своих способностей. Цель состоит в том, чтобы стать реалистом в отношении сложностей реального мира. Ваше будущее “Я” скажет вам спасибо.